1989生活分享网在之前的2篇文章中，我们介绍了《每天学点时间整理术》这本书中的2种活动管理技能，他们分别是：
（1）选择活动：给活动标颜色（红绿灯法则）
（2）追踪活动：6个桶方法
今天我们来介绍活动管理的第3种技能：如何安排活动。
我们这里说的活动就是我们每天需要做的事情。因为我们每人每天只有固定的24个小时的时间。那么如何在这有限的24个小时里做到即可以实现自我价值，又可以兼顾家庭和工作呢？这就需要我们学会合理的安排时间：今天应该做什么事情？先做什么事后做什么事？在什么时候，什么地方，何如完成该事情？
关于如何合理的安排时间，作者给我们介绍了3个步骤：
第一步：确定今天应该做什么事情。
第二步：给每件事都赋予一个值，一个颜色值。（之前说的红绿灯法则）
第三步：使用规划指南，帮助你确定什么时候、什么地方、怎么样完成这些事。
下面我们来详细解释一下
一． 确定今天应该做什么事情
这需要我们每天抽出30分钟的时间，做一个活动计划，提前列出当天应该做什么事情。我想，可能有很多人对做计划都很不屑一顾。“我要做什么事情，难道我还不知道吗？用得着每天用专门的时间做计划吗？我可是很忙的，没时间做。”现在的你，是不是就是这样想法？但是，你需要知道：“我今天没有时间做计划”正是我们需要做计划的原因！
不做计划是一种消极的、危险的习惯。这会危及到你的健康，因为没有计划，压力就会增加。它也会危及到你工作和生活的平衡：因为没有详细的计划和有目的的安排，个人生活和家庭生活都会遭受损失。它还会危及你的职业生涯：因为缺少计划安排，你的工作效率会低于你本可以达到的程度。而且，人们的大脑并没有我们想象中的那么强大，不可能随时都能记得所有需要做的事情。即便是做了计划，有些重要的事情，也很有可能在你做计划的时候一时想不起来。所以，我们不仅要做计划，还要掌握做计划的方法。
至于如何做每日计划，方法很简单。需要用到我们之前说的6个桶的方法（可参考之前的文章）。每天预留30min的时间给自己做计划（可以是每天早上，也可以是每天晚上做第二天的计划），认真想想该做什么事情，一一列出来。列完后，再依次检查你的每一个桶，把之前在桶中标明今天需要做的事情放入到计划表中，这样一来就不会有遗漏了。
二．给每项活动赋值，标颜色，以便做出更好的选择
今天的计划做好了，知道要做什么事情了。那么，先做什么后做什么呢？哪些事要花费的精力多一些，哪些事情花的精力少一些呢？这个就要用到之前文章说的红绿灯法则了。给每件事情标上颜色：红色代表紧急的事情，要立刻去做。绿色代表要尽量去做的事情，虽然不必立刻去做。但若一直不做，就会变成红色事情。黄色代表那些即不用立刻做，也不能够增值的事情。灰色是浪费时间的事情，不用做。当每件事情都有了它对应的颜色，那该先做什么，该用心去做什么就一目了然了。
当然，若是工作环境发生了改变，事件对应的颜色也会随之改变。作者称这种活动为变色龙活动 。例如，领导突然让你加班，那这件事情就属于红色事情，需要立即去做，而原本计划下班给朋友买生日礼物这件事情属于绿色事情，就可以改天去做。但需要记录下来，防止遗忘。
三． 确定什么时候，什么地方、怎么样完成这些事。
作者认为，在安排自己的时间时，需要考虑以下5个方面：
1. 必要性：哪些事情是今天绝对必须完成的？尽可能早地完成这些必须完成的事情。
2. 现实性：事情实际需要的时间总是会比你认为它需要的时间要长，而且长得多。所以在你认为完成某项活动所需要的时间基础上，至少再留出20%的额外时间用于完成这项活动
3. 可行性：做计划的时候，要把重要的、能增值的活动安排得远离当天混乱的时间，以免受到干扰。同时，把类似的事情集中在一起处理。
4. 有效性：把你一天中精力最充沛的时间分配给最需要你全身心投入的活动
5. 自发性 最后，我们问自己：“我得保留多少时间用于应付计划内/计划外的突发事件？”可以预见的是，总会有意外发生。永远不要把你的时间安排的过于紧凑，一定要留出一些时间用于处理突然出现的事情。
以上就是如何安排活动的全部内容，你学会了吗？从今天起，拿起纸笔，试着做一下每日计划吧！
文末附上101种提高工作效率的策略（部分，会逐步更新）
31.你会变通吗？
变通包括下列技能：
1.如果你想要坚持的事情的重要性发生了改变，愿意放弃自己的坚持。
2.当机会出现的时候，能够在一天之中就突然转变。
3.有当场改变自己工作风格的智慧，愿意遵从别人的风格行事，以形成协作，把事情做好。
4.形成一种习惯，每天都留出一些时间以应付计划内/计划外的突发事件。
5.能够全天候工作，而且不会因为这种工作方式产生挫败感。
32.电子邮件监狱！肮脏的小秘密
在使用电话和电子邮件的时候都要保持正规的职业态度。不要整天检查邮件，这会干扰自己的工作。
33.把过长的通话减少30%～50%
下面说说怎么计划。
打电话之前：明确通话目的。
建立一个简单的议程。
设定停止时间。
然后你再打电话跟对方谈。这样你节省了金钱，节省了时间，还节省了其他人的时间。他们会为此感激你的，而且会对你的专业性印象深刻
34.你经常与自己预约吗？
与自己制订一次预约，用于处理某项重要的工作，这么做会给你带来意外的收获。为什么不每天都跟自己制订一次预约呢？挑选一项工作，设定好时间，屏蔽掉打扰，然后在跟自己预约的时间里将工作完成。
35.使用谈话文件，以避免打扰别人
如果你需要跟一大群人不断地进行交流，你可以在你的计划工具“谈话文件”上建立索引标签，然后为每一个你要与之交流的人留一页纸。
当你在白天工作的时候，自然会想到你与你的谈话文件里面记录的人要交流的内容。不要想起来什么事情就立即给那个人打电话或者去找他（这是人的自然反应），而要把你想到的事情简要地写在谈话文件里面与这个人对应的位置上。为每个人都建立一份谈话摘要，这样你就会减少打扰别人的次数。而且当你跟别人谈话的时候你也不容易忘记事情。此外，朋友们也会更加欣赏你。
36.你是乐于助人的专家吗？
在办公室无意中把自己塑造为“乐于助人的专家”的人通常有三个特点：知识渊博，为人非常和善，很少拒绝他人。一旦发现了这样的人，每个人都自然会向其求助以节省自己的时间。如果大伙都向你寻求帮助，那么对你来说就很不公平了！因为这导致的后果是你没有足够的时间来处理自己的工作。如果你现在就是这样的，那你得为自己设置一些限制了。授人以鱼不如授人以渔。
37.试着先清理清理乱七八糟的办公桌
想把你的桌子从纸堆下面挖出来吗？留出一个小时——不会受人干扰的自由工作时间，逐一快速浏览每一份文件，然后将这些文件分别放进三个文件夹里。创建一个红色文件夹，这里面放的是既重要又紧急的文件.创建一个绿色的文件夹，这里面放那些重要但是不紧急的文件。还有一个黄色的文件夹，在里面放不怎么重要的文件。当然，有些文件直接扔到垃圾桶里就行了。把红色的文件夹留在桌子上，把绿色和黄色的文件夹拿走一段时间，然后你会发现，很多事情是根本就不需要做的。
38.什么时候放弃是一件好事？
如果你觉得没有足够的时间去完成所有的事情，找一两项不那么重要的活动，将其放弃掉。
39.用直接的方法节省时间
直接的方法总是有用的。当某人跟你预约的时候，就告诉他你的时间安排，并且设定时间限制。到了约好的结束时间，你就比较容易结束来访了。这个方法多么简单啊！可它却很少被人使用。
40.耽误在某个项目上？用冰冷的游泳池技术解决
要进入冰冷的游泳池，最好的办法是什么？尖叫着直接跳入池中！如果你想完成一个自己并不喜欢的工作项目，那就像对待寒冷的游泳池一样对待这个项目。
第一步是前一天晚上把所有事情都安排好。清理好你的书桌，准备好完成这个项目所需要的各种东西，确定没有人会在第二天早晨来打扰你。
第二天早晨，比平时早一个小时开始工作，不要检查你的日常事务。早晨起来第一件事是先洗个冷水澡，然后马上开始处理那个项目。你很可能会对结果感到惊讶和高兴。
